WGZ

Zarządca nieruchomości jest nieraz mylony z administratorem. Z tego powodu może się wydawać, że zatrudnianie zewnętrznej firmy do tego celu nie jest potrzebne, ponieważ z obowiązkami administracyjnymi poradzą sobie sami właściciele lokali. Jednak w rzeczywistości zarządca ma więcej obowiązków niż administrator, więc powinien też mieć większe kompetencje.

Zarządca jest zobowiązany do prowadzenia szczegółowej dokumentacji związanej z zarządzaną nieruchomością. Ma obowiązek gromadzić, aktualizować i archiwizować dokumentację dotyczącą finansów, a także eksploatacji i stanu technicznego budynku oraz ewidencji lokali. Należy przy tym wspomnieć, że mieszkańcy też powinni mieć dostęp do takich informacji, by mogli kontrolować na bieżąco np. jaki jest stan robót remontowych i ich koszty.

Zarządca musi również dbać o stan nieruchomości i jej bezpieczeństwo. Składa się na to zapewnienie konserwacji i regularnych przeglądów nieruchomości i jej urządzeń, a także organizowanie remontów i modernizacji (w tym wyszukiwanie usługodawców i pilnowanie przebiegu prac remontowych) oraz usuwania awarii. Nieruchomość powinna być również ubezpieczona od zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej. Ważne jest również utrzymanie czystości w częściach wspólnych i otoczeniu budynku.

Kolejnym obowiązkiem jest zapewnienie mieszkańcom wszelkich niezbędnych usług związanych z mediami i eksploatacją nieruchomości – wody, ogrzewania, energii elektrycznej, gazu, wywozu śmieci i odprowadzania ścieków. W tym celu zarządca musi się kontaktować z odpowiednimi usługodawcami i kotrolować, czy należycie wywiązują się oni ze swoich zobowiązań.

Następna grupa obowiązków to te związane z formalną organizacją samej wspólnoty. Zarządca powiniem pomagać w przygotowywaniu zebrań wspólnoty – zwoływaniu ich, zawiadamianiu mieszkańców i ustalaniu porządku obrad. Powinien także służyć pomocą i poradą przy projektach uchwał i umów. Z tego względu ważne jest, by orientował się w kwestiach prawnych związanych z nieruchomościami i ich obsługą.

Bardzo istotna jest również obsługa wspólnoty pod względem finansowym, w tym księgowym. Zarządca zajmuje się kontem bankowym wspólnoty, sporządza sprawozdania finansowe, a także, jak wspomniano, prowadzi księgowość i odpowiada za rozliczenia z Urzędem Skarbowym.

Widać więc, że odpowiedzialność spoczywająca na zarządcy jest znaczna, a jego obowiązki wymagają fachowej wiedzy z różnych dziedzin, a także orientacji w lokalnym rynku usług, by mógł wybierać konkurencyjne oferty i nie narażać wspólnoty na nadmierne wydatki. Z tego powodu należy dokładnie sprawdzić wiarygodność i kwalifikacje zarządcy, a wszelkie kwestie, które mogą prowadzić do sporów i niejasności, uregulować szczegółową umową wyraźnie określającą zakres obowiązków.