Pojęcia „zarząd” i „zarządca” brzmią podobnie, więc nieraz są używane zamiennie w odniesieniu do wspólnoty mieszkaniowej. Jednak są między nimi różnice, które omawiamy poniżej.
Zacznijmy od cechy wspólnej – zarówno zarząd, jak i zarządca odpowiadają za utrzymanie nieruchomości wspólnej w należytym stanie, jej bezpieczeństwo, podejmowanie decyzji dotyczących majątku wspólnoty itp. Jeśli wspólnota mieszkaniowa jest sklasyfikowana jako duża (więcej niż siedem lokali), wyznaczenie osoby nią zarządzającej jest obowiązkowe zgodnie z Ustawą o własności lokali.
Jeśli chodzi o to, kto ma zarządzać wspólnotą, istnieje kilka możliwości. Można wybrać tzw. zarząd właścicielski, złożony z właścicieli lokali w danej wspólnocie. Można do zarządu również wybrać osoby spoza wspólnoty. Wreszcie trzecią opcją jest zlecenie zarządu przedsiębiorstwu wyspecjalizowanemu w obsłudze nieruchomości – wtedy można mówić o zarządzie powierzonym, którym zajmuje się zarządca (osoba lub grupa osób).
W sytuacji, gdy wspólnota wybiera zarząd właścicielski, osoby do niego należące same odpowiadają za czynności związane z opieką nad budynkiem. Ma to pewne wady, gdyż wymaga sporo czasu i zaangażowania, a przede wszystkim wiedzy – w tym orientowania się w obowiązujących przepisach. Chodzi tu zarówno o kwestie prawne, jak i czysto techniczne, dotyczące np. bezpieczeństwa, napraw, remontów czy odśnieżania. Warto więc się zastanowić, czy nie lepiej powierzyć tych obowiązków zarządcy.
Jeszcze do końca 2013 r. zarządca nieruchomości musiał mieć licencję, a żeby ją uzyskać, musiał spełnić kilka kryteriów, m.in. niekaralność, ukończenie studiów związanych z nieruchomościami oraz odbycie praktyki zawodowej. Obecnie, po deregulacji niektórych zawodów, jedynym wymogiem jest ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Miało to otworzyć drogę do zawodu i zwiększyć liczbę miejsc pracy, lecz niestety wpłynęło negatywnie na wiarygodność zawodu zarządcy, gdyż obecnie w praktyce może go wykonywać każdy. Jednak organizacje branżowe zaczęły wydawać własne licencje, które mogą być pewnym wyznacznikiem, czy dana osoba ma kwalifikacje, wiedzę i umiejętności, by właściwie wypełniać obowiązki zarządcy. Warto wybrać wyspecjalizowaną firmę zarządzającą, która już od jakiegoś czasu funkcjonuje na rynku.
Niektórzy właściciele lokali boją się powierzyć zarząd wspólnoty osobom z zewnątrz, gdyż zakładają, że oznacza to utratę kontroli nad sprawami wspólnoty. Jednak, zgodnie z Ustawą o własności lokali, mieszkańcy muszą mieć pełny wgląd w czynności zarządcy i dokumentację wspólnoty, więc mogą na bieżąco kontrolować, co się dzieje.
Jak już wspomniano w innym artykule, wspólnota mieszkaniowa może wybrać zarządcę spośród właścicieli lokali, ale może też zlecić zarządzanie nieruchomością przedsiębiorcy, który się w tym specjalizuje. Zarządca nieruchomości analizuje czynniki, które wpływają na gospodarkę nieruchomością; podejmuje również decyzje mające prowadzić do jak najbardziej efektywnego wykorzystania nieruchomości, którą zarządza. Jego zadaniem jest utrzymywanie nieruchomości w stanie niepogorszonym, a w miarę możliwości jego poprawa, a także inwestowanie w nieruchomość. Zarządzanie nieruchomościami jest pojęciem szerszym niż administrowanie, ale zwykle obowiązki zarządcy zawierają w sobie także czynności administracyjne, takie jak pilnowanie i koordynowanie czynności związanych z przeglądami, konserwacją, naprawą, sprzątaniem itp.
Niejedna osoba szukająca dla siebie mieszkania stanęła przed koniecznością decyzji – czy warto kupić mieszkanie należące do wspólnoty, czy może lepiej do spółdzielni mieszkaniowej? Zdarza się też, że mieszkańcy spółdzielni przekształcają swoje spółdzielcze prawo do lokalu na pełne prawo własności, co łączy się z wyodrębnieniem wspólnoty mieszkaniowej. Czy przynależność do wspólnoty jest korzystna? Jakie zalety i wady ma takie rozwiązanie?